Angebots- und Kalkulationssoftware

Eine Erfolg versprechende Kalkulationsmethode für Elektronikproduzenten

02.11.2007 | Autor / Redakteur: Helma Kinninger und Carmen Krautwurm* / Claudia Mallok

Produzenten von elektronischen Baugruppen erstellen üblicherweise viele Angebote mit einer hohen Anzahl von Stücklistenkomponenten. Dieser Materialanteil liegt in der Größenordnung von 50 bis 80% der Gesamtkosten einer Baugruppe. Ein automatisierter softwareunterstützter Prozess ohne Medienbrüche reduziert die manuelle Tätigkeit und somit die Fehlerhäufigkeit bei der Kalkulation und beschleunigt die Angebotserstellung.

Supply Chain Management deckt eine unternehmensübergreifende Wertschöpfungskette ab. Entscheidungsrelevante Informationen fließen ohne Medienbrüche zwischen den Wertschöpfungsstufen und stehen allen Geschäftspartnern zur Verfügung.

Die Ziele des Supply Chain Managements sind:

  • Optimierung der Kontinuität der Material-, Informations- und Geldmittelflüsse,
  • Verbesserung der Transparenz durch Prozess-, Applikations-, Daten- und Medienintegration und eine stufenweise Kopplung von Planungsprozessen u.a.m.,
  • bessere Visualisierung über Bedarfe, Angebote, Bestände und Kapazitäten,
  • frühzeitiges Erkennen von Risikofaktoren.

Konsequent und umfassend umgesetzt führt SCM zu schnelleren und zuverlässigeren Geschäftsprozessen, geringeren Abgabepreisen, verbesserter Liefertreue und geringeren Lagerbeständen – also Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteile für alle Beteiligten innerhalb der Wertschöpfungskette. Materialbeschaffung und professionelles Materialmanagement werden heute von einem EMS-Anbieter als gegeben vorausgesetzt. Bei der Herstellung einer Baugruppe sind die Materialkosten der größte Kostenfaktor. Der Materialanteil einer elektronischen Baugruppe liegt zwischen 50 bis 80% der Gesamtkosten einer elektronischen Baugruppe.

Manuelle Tätigkeiten und Fehlerpotenzial reduzieren

EMS-Anbieter erstellen üblicherweise viele Angebote mit einer hohen Anzahl von Stücklistenkomponenten. Um die manuelle Tätigkeit und somit die Fehlerhäufigkeit zu reduzieren, ist ein automatisierter Prozess ohne Medienbrüche gefragt.

Grafik 1: Konventioneller Ablauf der Preisanfragen und Angebotskalkulation
Grafik 1: Konventioneller Ablauf der Preisanfragen und Angebotskalkulation

Damit der Einkäufer sich auf seine Verhandlungen konzentrieren kann, ist es wichtig, eine entsprechende Angebots- und Kalkulationssoftware zur Unterstützung zur Hand zu haben. Eine Angebots- und Kalkulationssoftware muss den branchenspezifischen Anforderungen gerecht werden und den Einkäufer dabei unterstützen, optimale Ergebnisse zu erzielen, um dem Kunden das bestmöglichste Angebot unterbreiten zu können. Der in Grafik 1 dargestellte konventionelle Ablauf ist unübersichtlich, langwierig und mit Fehlern behaftet.

Wünschenswert sind automatisierte und optimierte Geschäftsprozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Abgabe des Angebots. Dazu gehören:

  • speichern und verwalten von Daten der Kundenkontakte (Text, Grafik und Bilder),
  • erstellen von Verkaufschancen,
  • verwalten der Anfragen (Import und Export von Angebotsstücklisten im Excel-Format),
  • zugreifen auf Datenbank mit Gleichteilen und Preiskataloge von Zukaufteilen,
  • Preisrecherche mit Link zur Hersteller-/Lieferanten-Website,
  • Generierung und E-Mailversand von Preisanfragen,
  • Import der Excel Datei mit Einkaufsangeboten,
  • ermitteln des optimalen Preises inkl. Verpackungsmenge, Mindestbestellwert, Lieferzeit, etc.),
  • Angebot kalkulieren, kontrollieren und an Kunden senden.

Grafik 2: Ablauf Preisanfragen und Angebotskalkulation mit der Software Bay-2 Quote
Grafik 2: Ablauf Preisanfragen und Angebotskalkulation mit der Software Bay-2 Quote

Der durchgängige Prozess ohne Medienbruch verkürzt die Durchlaufzeit auf zwei bis drei Tage. Fehlerquellen werden ausgeschaltet, die Lieferkettenproduktivität wird wesentlich erhöht. Die Angebots- und Kalkulationssoftware Bay-2 Quote von Bay-Soft ermöglicht diese Vorgehensweise (siehe Grafik 2).

Die Software unterstützt Elektronikhersteller von der ersten Kontaktaufnahme mit dem Interessenten über die Preissuche im Preiskatalog oder die Preisanfrage beim Lieferanten bis zur Erstellung des Angebotes bzw. Auftrages. Sämtliche Informationen (Kundenstückliste, Datenblätter, Komponentenpreise, usw.), die in Zusammenhang mit einer Verkaufsanfrage stehen, werden an einer zentralen Stelle verwaltet und stehen allen betei-ligten Mitarbeitern online zur Verfügung.

Die eingehenden Verkaufsanfragen werden im System erfasst und verwaltet, sodass alle beteiligten Teams wie Vertrieb, Technik und Materialwirtschaft Zugriff haben. Über eine Excel-Import-Funktion wird die Stückliste übernommen. Sofern der Kunde nicht alle technischen Daten, wie z.B. freigegebene Hersteller und Teilenummer beim Hersteller (Bestellbezeichnung) zur Verfügung stellt, sind diese Daten manuell zu ergänzen.

Preisanfrage wird automatisch per Mail an einzelne Lieferanten übertragen

Das System prüft, ob die Komponenten bereits im Preiskatalog vorhanden sind und ordnet die im System bereits vorliegenden Preise zu. Wenn die Preise nicht vorhanden sind und der Anwender weder einen Matrixpreis (Preis für eine Gruppe gleichartiger Artikel) noch einen Schätzpreis verwenden will, dann generiert das System automatisch bei den zugeordneten Lieferanten eine Preisanfrage (Linecard). Die Preisanfrage wird automatisch per Mail an die einzelnen Lieferanten übertragen.

Jeder Lieferant ergänzt die Excel-Liste mit seinen Preisen und sendet diese per Mail zurück. Optional kann auch ein Web-Zugriff eingerichtet werden. Ein Algorithmus, der die Parameter Preis, Staffelmenge, Mindestmenge und Lieferzeit berücksichtigt, wählt die geeigneten Lieferanten aus und überträgt die Preise in das Angebot. Nach Überprüfung wird das Angebot an den Interessenten gemailt.

Verschafft eine Angebotssoftware mehr Aufträge? Interview mit dem Einkauf-Experten Hans Traut

Hans Traut war Einkaufsleiter bei der Grundig AG in Fürth sowie Vogt electronic AG in Erlau
Hans Traut war Einkaufsleiter bei der Grundig AG in Fürth sowie Vogt electronic AG in Erlau

Hans Traut, ehemaliger Einkaufsleiter der Firma Grundig AG in Fürth und der Firma Vogt electronic AG in Erlau hat langjährige Praxiserfahrung in Sachen Kalkulation für elektronische Baugruppen. In einem Interview, geführt von Carmen Krautwurm, Bay-Soft GmbH, berichtet Traut über seine Erfahrungen und gibt Empfehlungen für eine Erfolg versprechende Kalkulationsmethode.

Herr Traut, wie werden heute in der Regel elektronische Baugruppen beim EMS-Anbieter kalkuliert?

Also, Großkonzerne, die elektronische Baugruppen bestücken, haben heute meistens eine eigene Kalkulationssoftware, die eigens für sie entwickelt wurde.

Kleinere Unternehmen machen es dagegen zum Teil noch auf der herkömmlichen Schiene, indem sie einfach die Stückliste nehmen, Teile, von denen kein Preis vorliegt bei Lieferanten anfragen, bewerten und ein Angebot an den Kunden schicken. Hier besteht noch ein sehr großer Nachholbedarf.

Mittelständische Unternehmen haben zum Teil elektronische Unterstützung für die Kalkulation. Allerdings sind diese Systeme meist nicht up to date. Hier besteht ebenfalls ein großer Nachholbedarf.

Welchen Nutzen sehen Sie in einer Angebots- und Kalkulationssoftware im Gegensatz zur manuellen Kalkulation?

Erstens ist der Zeitfaktor zu nennen. Wenn ich eine Kalkulationssoftware habe, kann die Stückliste automatisch ins System übertragen, bereits vorhandene aktuelle Preise eingesehen und automatische E-Mails bei Preisanfragen an die Lieferanten geschickt werden. Somit kann schnell ein Angebot gesendet werden.

Ein ganz wichtiger Punkt ist auch die Genauigkeit, weil die Stückliste eins zu eins ins eigene System übertragen werden kann und so z.B. Tippfehler vermieden werden. Aber das wichtigste ist die Zeiteinsparung, denn Schnelligkeit ist ein nicht zu verachtender Wettbewerbsvorteil.

Kann bei diesem Projekt (Einführung einer Angebots- und Kalkulationssoftware) der ROI berechnet werden?

Man muss sich bei der Einführung einer Software einen Zeitrahmen setzen, wann sich die Investition amortisiert haben soll. Gerade im Einkauf ist es wichtig, dass die Mitarbeiter auch Zeit haben einzukaufen, und nicht nur Kalkulationen bearbeiten müssen. Eine Software ermöglicht den Einkaufsmitarbeitern, ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen, nämlich dem Einkauf statt wertvolle Zeit mit Tipparbeiten zu vergeuden.

Durch die schnelle Kalkulation wird also viel Zeit eingespart. Somit rechnet sich die Investition sehr bald, was sich daran erkennen lässt, dass Anfragen schneller bearbeitet und mehr Angebote in kürzerer Zeit erstellt werden können.

Wie wirkt sich die Einführung einer Angebots- und Kalkulationssoftware auf die interne Organisation aus?

Eine Kalkulationssoftware liefert jeden Einkäufer mehr Sicherheit und Motivation. Es geht flotter. Mit der Zeit verlieren Mitarbeiter das Interesse, wenn sie jeden Tag mit der Übertragung von Excel-Tabellen beschäftigt sind. Die Motivation steigt durch eine gute technische Unterstützung.

Auch die Transparenz ist ein nennenswerter Vorteil einer Kalkulationssoftware, denn die Daten werden strategisch gespeichert und können von allen Einkaufsmitarbeitern abgerufen und in die Aufträge übernommen werden.

Welche Vorteile ergeben sich für Kunden von EMS-Anbietern?

Beim Kunden ist wieder der Zeitvorteil und die niedrige Fehlerquote zu nennen. Dank einer Kalkulationssoftware bekommt der Kunde schneller sein Angebot. Und das ist sehr entscheidend. Wie gesagt, oft gewinnt am Markt der Schnellste. Kein Kunde will allzu lange warten und wenn der Kunde bei mehreren Lieferanten anfragt, bearbeitet er verständlicherweise die Angebote, die zuerst eintreffen. Dem letzten Anbieter wird kaum noch Aufmerksamkeit geschenkt, es sei denn, er bietet einen derart guten Preis an, allerdings ist hier wiederum Skepsis geboten.

Herr Traut, welche Empfehlung können Sie mittelständischen Unternehmen mit auf den Weg geben?

Ich bin sehr dafür, dass vor allem auch mittelständische Unternehmen die elektronische Unterstützung in Form einer Kalkulationssoftware einsetzen sollen und künftig auch müssen, wenn sie auf dem Markt präsent und wettbewerbsfähig bleiben wollen. Außerdem muss jedes Unternehmen im komplizierten Umfeld der Elektronikbranche nach Möglichkeiten der Effizienzsteigerungen suchen.

*Helma Kinninger, Bay-Soft GmbH in Obernzell, verfügt über eine langjährige Erfahrung im Einkauf und in der Materialwirtschaft von elektronischen Komponenten. Carmen Krautwurm, Bay-Soft GmbH, ist Modulbetreuerin der Angebots- und Kalkulationssoftware Bay-2 Quote.

Verschafft eine Angebotssoftware mehr Aufträge?

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