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Wissensmanagement Das Tablet bekommt die Wissens-Macht

| Autor / Redakteur: Olaf Meier, Jens Otte und Robert Weber* / Robert Weber

Wissensmanagement Die Nutzung aktuellen Wissens und die Recherche nach Informationen sind zentrale Elemente jeder Forschungs- und Entwicklungstätigkeit. Doch wie eine aktuelle Studie zeigt, birgt das Wissensmanagement noch ein erhebliches Effizienz-Potenzial.

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Wissen muss augetauscht werden. Die meisten Industrievertreter informieren sich mittlerweile digital über Neuentwicklungen.
Wissen muss augetauscht werden. Die meisten Industrievertreter informieren sich mittlerweile digital über Neuentwicklungen.
(Bild: © freshidea - Fotolia)

Noch vier Wochen denkt sich Helmut Winkler. Vier Wochen, dann zieht er den Blaumann aus, dann bleibt er für immer Zuhause, dann ist er Rentner. Seine abgegriffene schwarze Kladde überreicht er am letzten Tag, ein Donnerstag, seinem Nachfolger. Ein junger Typ, der mit dem Smartphone ans Band geht. Will der die Kladde überhaupt? Winkler schüttelt den Kopf, wenn er daran denkt. Kann der seine Krakelschrift entziffern? In dem schwarzen Büchlein speicherte der Produktionsleiter Wartungsintervalle, Macken, Besonderheiten, Kundenwünsche und Prozesswissen. Nicht im Laptop oder auf dem Tablet – der Chef rollte meistens mit den Augen, wenn er seine Kladde zückte. Winkler ist sie viel wert. Nach der Schicht verschließt er sie im Schreibtisch. Sie dokumentiert sein Arbeitsleben. Auch der Unternehmer sollte den Wert für sich erkennen, denn ein effizientes Wissensmanagement ist entscheidend, um kontinuierlich neue und verbesserte Produkte oder Prozesse hervorbringen zu können. Bei der Fülle der heute zur Verfügung stehenden Informationen und Medien wird es dabei immer wichtiger, das die Mitarbeiter in den Forschungs- und Entwicklungsabteilungen relevantes Wissen schnell und strukturiert erhalten. Gleichzeitig schreitet die digitale Transformation weiter voran, der Umgang mit digitalen Medien wird zunehmend selbstverständlich und ermöglicht neue Formen der Informationsbeschaffung und des Wissensmanagements. Die Kladde stirbt aus, ihr Inhalt und ihre Bestimmung nicht.

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Die Industrie befindet sich heute mitten in diesem Wandel. Doch noch steckt das Wissensmanagement bei den meisten Unternehmen in den Kinderschuhen, die Informationssuche erfolgt meist nur wenig organisiert. Das ist ein Ergebnis der Studie „Wissens- und Informationsnutzung in der F&E der Industrie“, die Vogel Business Media und die Haufe Gruppe gemeinsam durchgeführt haben. In 20 Interviews wurden Experten aus Grundlagenforschung, Produktentwicklung und Marktforschung zu ihrem Arbeitsalltag und ihren Anforderungen an das Wissensmanagement befragt. Parallel erfolgte eine Online-Erhebung mit 650 Konstrukteuren, Entwicklern und Produktionsingenieuren. Ziel dieser Befragung war es, die Zusammensetzung der Zielgruppe besser zu verstehen und zu ermitteln, welche Medien wie genutzt werden. Den Abschluss der Studie bildeten Workshops mit Mitarbeitern aus Forschung und Entwicklung, in denen der Prozess der Wissensarbeit in den Unternehmen beleuchtet und Wissensplattformen getestet wurden. Die Teilnehmer der Studie stammen aus unterschiedlichen Branchen – vom Ingenieurbüro über die Prozessindustrie bis hin zum Schiff- und Flugzeugbau. Die Mehrheit arbeitet allerdings in elektrotechnischen Betrieben beispielsweise in Unternehmen der Mess-, Steuer- und Regeltechnik sowie im Maschinen- und Apparatebau.

Die Effizienz der Hilfsmittel ist unbefriedigend

Ein zentrales Ergebnis der Experteninterviews: Heute werden eher rudimentäre (Software-)Hilfsmittel zum Wissensmanagement genutzt. Content-Management-Systeme oder Gruppenräume sind zwar schon bei rund 60 % der Befragten im Einsatz, Wikis immerhin bei 40 %. Sie lösen jedoch die Bedürfnisse der Nutzer nur eindimensional. Unternehmensintern Forschungsergebnisse oder Wissen von Kunden, Experten oder aus der Wissenschaft wird nicht integriert. Zur Recherche werden zudem häufig eigene Plattformen ohne semantische Suche und mit kompliziertem Handling eingesetzt. Komplexe Preisstrukturen und -modelle erschweren zusätzlich den Erwerb von Inhalten sowie deren Nutzung in der täglichen Arbeit. Allerdings befinden sich bei knapp der Hälfte der Unternehmen semantische Systeme in der Test- oder Einführungsphase.

Der Stellenwert des Wissensmanagements in den Unternehmen hängt dabei kaum vom Alter oder der Technik-Affinität der befragten Personen ab. Allerdings barg die Studie eine kleine Überraschung: Denn der Anteil der Personen, die sich selbst als eher skeptisch gegenüber Technologie sehen, war relativ hoch. Vor allem im Maschinen- und Apparatebau haben die befragten F&E-Experten eine eher negative Technikeinstellung, deutlich offener für neue Technologien sind Mitarbeiter aus der Elektro-/Elektronik-Industrie und aus der Pro­zessindustrie. In den Interviews formulierten die Entwickler, Produktmanager und Forschungsleiter klar ihre Erwartungen an die zukünftigen Plattformen für das Wissensmanagement: Vor allem die Nutzerfreundlichkeit steht bei ihnen an oberster Stelle – sie war für rund 90 % der Befragten wichtig oder sehr wichtig. Heute genutzte Tools haben hier ein echtes Defizit: „Wir nutzen bei uns eine interne Wissensdatenbank. Wenn man damit arbeitet, ist man selbstmordgefährdet“, so das harte Urteil eines Interviewten. Zukünftige Plattformen sollten intuitiv bedienbar und leicht an die individuellen Anforderungen anzupassen sein. Darüber hinaus erwarten die befragten Experten Systeme, die nicht nur einen umfassenden Informationsgehalt bieten, sondern auch auf wichtige Themen aufmerksam machen und den Nutzer jederzeit über aktuelle Entwicklungen informieren. Diese Effizienz im Informationsmanagement ist neben der Nutzfreundlichkeit die zweite Kernforderung an entsprechende Plattformen, gefolgt von der Qualität der Daten sowie dem Datenschutz. Ein flexibler Zugang zu den Plattformen, zum Beispiel über das Home-Office oder unabhängig von der Tageszeit, ist dagegen weniger wichtig. Auch der Austausch mit Kollegen oder andere Experten über eine Plattform für das Wissensmanagement ist kein entscheidendes Kriterium, nur knapp 50 % halten das für wichtig.

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