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Zeitgemäße Kommunikation

Fünf Tipps gegen die E-Mail-Flut

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Firmen zum Thema

E-Mail der Zukunft schon heute

Mit diesen fünf Tipps schaffen es Mitarbeiter mit der E-Mail effektiv kommunizieren. Werden diese Tipps nicht beherzigt, ist der Informationsaustausch ineffizient und wirkt sich negativ auf die Arbeit aus. So leidet darunter bei 69 Prozent der Mitarbeiter die Konzentration auf die Kernaufgaben, so eine Studie der Marktforschungsgesellschaft PAC.

Der Trend in der Zusammenarbeit geht dahin, die klassische E-Mail-Kommunikation „aufzuwerten“. So werden zunehmend Funktionen aus dem Unified-Communications-Umfeld integriert. In diesem werden alle Kommunikationskanäle in ein Kernpostfach, also an einer zentralen Stelle, beim Mitarbeiter zusammengeführt, wie beispielsweise Audio- und Video-Kommunikationskanäle. Hinzu kommen Präsenzinformationen. Sie zeigen an, ob oder wann ein Kollege erreichbar ist – über E-Mail, Chat, Mobiltelefon, Festnetz-Telefon oder eine Collaboration-Plattform.

IBM hat mit Verse bereits ein solches Unified-Communication-Umfeld geschaffen. IBM Verse ist ein Cloud-basierte Hosting-Plattform für geschäftliche E-Mail und eine SaaS-Lösung (Software as a Service) für Messaging. Die Arbeitsumgebung vereint alle Kommunikationswege, über die Mitarbeiter tagtäglich zusammenarbeiten: von E-Mail, Aufgabenliste, Meetings und Kalender über File-Sharing, Instant-Messaging und Social-Media bis hin zu Videochats oder anderen Tools.

Dabei handelt es sich um das erste E-Mail- und Business-Messaging-System, das Social Analytics und erweiterte Suchfunktionen umfasst, und daher bei einer Suche die einzelnen Facetten aufzeigt: Die Nutzer können Informationen in allen möglichen Content-Formaten in ihrer Inbox einsehen und abrufen. Inhalte und Konversationen, die vorher über unterschiedliche Werkzeuge verteilt waren, hat der Nutzer jetzt sofort auf dem Bildschirm. Um die tägliche Mailflut zu reduzieren, arbeiten die Hersteller verstärkt an künstlicher Intelligenz. Bei der IBM Plattform Verse soll Watson wie ein persönlicher Assistent einfache Fragen beantworten können.

Eine solche Plattform stärkt – richtig eingesetzt – die Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie stellt aber kein unbedingtes Muss dar. Mitarbeiter können heute auch durch ein gezieltes E-Mail- und Postfachmanagement sowohl Zeit einsparen als auch effizienter arbeiten.

Der Beitrag wurde von unserem Schwesterportal IT-BUSINESS übernommen.

* Thomas Rickert ist Executive Architect Collaboration bei Fritz & Macziol.

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