Projektmanagement Mit 5 Tipps verstehen sich IT- und Fachabteilungen besser

Autor / Redakteur: Daniel Krones* / Sariana Kunze

Bei vielen IT-Projekten werden Ziele nur teilweise erreicht, weil in der Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Fachabteilung Konflikte auftauchen. Zentrale Ursachen hierfür sind eine mangelnde Kommunikation zwischen den Bereichen, ein zu geringes Verständnis für die Arbeitssituation des jeweiligen Partners und unklare Absprachen.

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Kein Klischee: IT-Abteilung und Fachabteilung streiten sich bei Projekten regelmäßig.
Kein Klischee: IT-Abteilung und Fachabteilung streiten sich bei Projekten regelmäßig.
(Bild: © Dada Lin/Fotolia.com)

Es ist kein Klischee, dass sich IT-Abteilung und Fachabteilung oft nicht gut verstehen. „Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen in der Software – und das stets sofort.“ Solche Klagen vernimmt man häufig aus IT-Abteilungen von Unternehmen. Und zugleich beschweren sich deren Fachbereiche: „Die ITler haben von unserer Arbeit keine Ahnung. Die verstehen nicht, was wir brauchen.“ Eine Ursache für das oft angespannte Verhältnis sind häufig wechselseitig bestehende Vorurteile. So unterstellt die IT-Abteilung zum Beispiel dem Vertrieb oder der Produktion häufig Planlosigkeit, wenn diese Bereiche Systemanpassungen wünschen. Die Fachabteilungen hingegen unterstellen der IT-Abteilung Inflexibilität, wenn diese auf Wünsche zum Beispiel mit Aussagen reagiert wie: „Das geht technisch nicht.“ Unter solchen Prämissen ist eine effektive Zusammenarbeit nur schwer möglich. Denn niemand arbeitet gern in einer von Misstrauen und wechselseitigen Unterstellungen sowie Vorwürfen geprägten Atmosphäre. Und das schlägt sich sofort in der Qualität der Arbeit nieder. Mit der Folge, dass definierte Ziele nicht erreicht werden können sowie Zeit- und Budgetvorgaben überschritten werden. Entsprechend wichtig ist ein gutes Arbeitsklima zwischen IT- und Fachabteilungen für eine effektive Projektarbeit. Einige Tipps helfen dabei, die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen.

Tipp 1: Feste Ansprechpartner benennen

Häufig entstehen Irritationen in Projekten dadurch, dass die Beteiligten nicht wissen: An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen, Probleme oder Wünsche habe? Deshalb ist es sinnvoll, auf Seiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers jeweils einen festen Ansprechpartner einzurichten, an den sich die Projektbeteiligten mit ihren Anliegen wenden können. Dieser Ansprechpartner muss gewisse Anforderungen erfüllen. Er sollte zum Beispiel die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation in der jeweils anderen Abteilung kennen; außerdem sollte er die Sprache des jeweiligen Bereichs sprechen. Das gilt insbesondere für den Ansprechpartner in der IT-Abteilung, denn er hat eine Dienstleistungsfunktion in der Organisation. Er muss als interner Dienstleister einerseits seinen Kunden das Gefühl „Der versteht mich“ und „Dem kann ich mein Anliegen anvertrauen“ vermitteln können. Andererseits muss er jedoch im Bedarfsfall seinem Gesprächspartner auch nachvollziehbar erläutern können, warum gewisse Wünsche nicht erfüllbar sind.

Tipp 2: Keine wichtigen Infos zwischen Tür und Angel

Wichtige Informationen werden in Unternehmen oft an die Kollegen in den anderen Abteilungen „en passant“ weitergegeben. Oder Mitarbeiter der IT-Abteilung informieren interne Kunden eher beiläufig sowie versteckt in einer langen Mail über Probleme bei der Umsetzung. Die Folge: Die internen Kunden sind völlig überrascht, wenn sie bei einem Meeting beispielsweise erfahren, dass die Zeitpläne nicht eingehalten werden. Für alle bereichsübergreifenden Projekte sollte gelten: Aufträge dürfen nicht zwischen Tür und Angel vergeben und angenommen werden. Dasselbe gilt für Auftragsänderungen. Entsprechendes gilt für Probleme, die das Erreichen der Projektziele gefährden. Auch hier muss insbesondere für die Dienstleister aus dem IT-Bereich die Grundmaxime gelten: Der Informant ist verantwortlich dafür, dass seine Botschaft beim Gegenüber ankommt.

Tipp 3: Für klare Abläufe und Absprachen sorgen

Damit die Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilung gelingt, sind auch klare Prozesse nötig. Das heißt: Es sollte nicht nur geklärt werden, wer wofür zuständig ist. Sondern auch geklärt werden, wie die Aufgaben erledigt werden. Dies ist nötig, weil die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilung – aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktion in der Organisation – oft ein verschiedenes Projektverständnis haben. Doch nicht nur dies. Auch ihr Verständnis darüber, was solche Begriffe wie Planen und Evaluieren, Sich-informieren oder -Feedback geben, bedeuten, divergieren ihre Auffassungen stark. Entsprechend wichtig ist es, sich auf eine gemeinsame Terminologie und über das konkrete Vorgehen zu verständigen. Das gelingt den Beteiligten meist am ehesten, wenn sie sich bei der gemeinsamen Arbeit auf etablierte Vorgehensmodelle stützen. Wichtig sind auch regelmäßige Treffen, bei denen sich die Beteiligten über den Projektstand und -verlauf austauschen.

Tipp 4: IT-Tools für die Projektarbeit nutzen

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung von IT-Tools für die Kommunikation in Projekten. Häufig existieren keine verbindlichen Programme. Die Folge: Jeder Mitarbeiter bastelt sich entweder eine eigene Excel-Lösung zum Planen der Aufgaben oder er nutzt den Outlook-Terminplaner hierfür. Entsprechend schwer und zeitintensiv ist die wechselseitige Koordination und entsprechend groß ist das Konfliktpotential. Um die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern, hat es sich bewährt, ein gemeinsames Laufwerk oder ein Wiki im Intranet des Unternehmens einzurichten, das eine geordnete Projekt-Dokumentation ermöglicht. Auch ein Ticket-System wirkt sich oft positiv auf die Zusammenarbeit aus. Denn mit einem solchen automatisierten Mail-System lassen sich viele Knackpunkte in der Kommunikation beseitigen.

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Tipp 5: Die persönliche Kommunikation fördern

Die bisherigen Tipps bezogen sich primär auf die Arbeitsstrukturen sowie -prozesse in Projekten und die genutzten Tools. Dabei gilt: Projekte laufen in der Regel umso reibungsloser, je besser die Projektbeteiligten sich persönlich kennen und verstehen. Deshalb ist es weder rausgeschmissenes Geld, noch verschwendete Zeit, wenn sich zum Beispiel die Beteiligten in einem Projekt regelmäßig zu einem Projektfrühstück treffen. Oder wenn sie gerade in der Startphase von Projekten auch mal Kegeln gehen. Solche eher informellen Treffen ersetzen aber nicht offizielle Meetings oder Teamentwicklungsmaßnahmen, in denen sich die Projektbeteiligten auf Grundregeln der wechselseitigen Kommunikation verständigen. Beherzigen alle Beteiligten solche Grundregeln, dann lassen sich viele Irritationen vermeiden und die Qualität der Zusammenarbeit steigt.

* *Daniel Krones, Berater, Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner

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