Sieben Verbesserungsansätze für die Einkaufsabteilung

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Einsparungen finden zudem nur dann den Weg in die GuV, wenn die Budgets um die Einsparungen gekürzt werden. Eine notwendige Bedingung für das Kürzen der Budgets ist die glaubwürdige Berechnung und nachweisliche Realisierung der Einsparung. Also muss es eine Prozedur geben, mit der die Einsparungen von den Budget-Verantwortlichen abgesegnet und einvernehmlich aus den Budgets gekürzt werden.

7. Hochwertige Informationen bereitstellen

Deutlich verbessert hat sich in den letzten Jahren das Informations-Management dank solcher Systeme wie der Einkaufsvolumenanalyse („Spend Management“). Schaut man sich aber die Auswertungen der Systeme an, dann registriert man oft eine unbefriedigende Datenqualität. So erfordert es zum Beispiel in vielen Unternehmen noch immer viel Zeit das Einkaufsvolumen eines bestimmten Lieferanten konsolidiert darzustellen - zum Beispiel, weil derselbe Lieferant in unterschiedlichen Schreibweisen mehrfach in das System eingegeben ist. Die Einkaufsabteilung sollten deshalb vor dem Einführen weiterer Systeme ihre Aufmerksamkeit dem Verbessern der Stammdatenqualität widmen. Hilfreich ist zum Beispiel das verbindliche Einführen eins eindeutigen Lieferantenschlüssels wie der DUNS-Nummer auf alleen Lieferantenrechnungen. Mit einem solchen „Schlüssel“ kann man das Einkaufsvolumen pro Lieferant eindeutig und ohne größere Anstrengungen ermitteln.

Fazit

Am Ende des Tages kommt es im Einkauf nicht darauf an, mit mehr oder minder großem Aufwand neue Technologien wie Aktionen oder Spend Management Systeme zu implementieren. Entscheidend ist vielmehr, die richtigen grundlegenden Strukturen, Prozesse und Kennzahlen zu definieren, die Mitarbeiter zu qualifizieren, die Datenqualität zu verbessern und alle Maßnahmen mit langem Atem konsequent umzusetzen.

Damit keine Missverständnisse entstehen: Die neue Technologien können den Einkauf durchaus optimieren, aber nur, wenn er zuvor seine Hausaufgaben erledigt hat. Um auch künftig erfolgreich zu sein, sollte der Einkauf sich deshalb zunächst auf die wesentlichen und naheliegenden Aufgaben besinnen und sie in Angriff nehmen - getreu dem Motto: Erst die Pflicht und dann die Kür.

Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH

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