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Studie TNS Emnid und Iron Mountain

So kriegen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

| Redakteur: Sariana Kunze

Eine aktuelle Studie von TNS Emnid und Iron Mountain zeigt, dass Unternehmen die E-Mail-Flut nicht im Griff haben. Mit 5 hilfreichen Tipps gelingt das E-Mail-Management.

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Massenweise E-Mails für Dich
Massenweise E-Mails für Dich
( Bild: Stephanie_Hofschlaeger_pixelio )

Die Rolle der E-Mail hat sich gewandelt: Längst sind sie kein reines Kommunikationsinstrument mehr, sondern haben vielmehr geschäftsrelevante Bedeutung. Gleichzeitig nimmt das E-Mail-Aufkommen im Geschäftsalltag immer weiter zu. Diese Entwicklungen erfordern spezifische Regelungen für den Umgang mit der elektronischen Nachricht. Wie aber steht es damit bei Unternehmen tatsächlich? Dazu hat Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid Entscheider aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung befragt. Das Ergebnis der Studie: Nur knapp 12 Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Dem gegenüber steht für Unternehmensverantwortliche die Herausforderung, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Deshalb stehen Unternehmen zunehmend in der Pflicht, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen.

Defizite bei Sicherheit und Archivierung

Der Bedarf für ein professionelles E-Mail-Management wächst zudem aufgrund der E-Mail-Menge. Bereits heute erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mail am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt. Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 Prozent der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Vielmehr stoßen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen. Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf bei E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).

5 Tipps für effizientes E-Mail-Management

Ein professionelles E-Mail-Management kann Unternehmen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Welche Funktionen dabei besonders wichtig sind, zeigt Iron Mountain anhand der folgenden 5 Tipps:

1. Automatische Archivierung

Die E-Mail-Archivierung sollte nicht über PST-Dateien erfolgen. Denn diese lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Eine professionelle Lösung wie beispielsweise NearPoint gespeicherte Daten dagegen automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziell für die Archivierung implementierten unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen. Zusätzlicher Vorteil: Selbst aus dem Postfach gelöschte oder als „privat“ gekennzeichnete E-Mails sind damit in der professionellen Archivierung gesichert. Gleichzeitig lassen sich bereits vorhandene PST-Archive auf Servern oder Laptops ebenfalls in das Archiv importieren und so langfristig ablösen.

2. Leistungsfähige Suchfunktionen

Die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolescher Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtige Voraussetzung dafür: Die Archivierungslösung muss alle auch den Log-Datein extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte indexieren, bevor sie diese speichert.

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