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Studie TNS Emnid und Iron Mountain

So kriegen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

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3. Standortübergreifender Zugriff

Mitarbeiter wie Administratoren sollten von jedem Unternehmensstandort auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich zudem mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzt. Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden. Diese standortübergreifende Deduplizierung aller Exchange- und/oder SharePoint-Elemente spart Speicherkapazitäten und entlastet die Produktionsumgebung.

4. Granulares Aufbewahrungsmanagement

Die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens sowie an veränderte gesetzliche Regelungen anpassen lassen. Dadurch können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren.

5. Umfassende Wiederherstellungsfunktionen

Ein professionelles E-Mail-Management sollte Disaster Recovery integrieren. Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen, Einige Lösungen wie beispielsweise NearPoint ermöglichen dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick.

„E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente, die auch immer mehr in den Fokus gesetzlicher Regelungen rücken. Zusammen mit der ständig wachsenden E-Mail-Menge nimmt die Notwendigkeit in Unternehmen zu. ein professionelles E-Mail-Management einzuführen“, sagte Ralf Serafin, Sales Engineer Dach bei Iron Mountain. „Dabei muss die Lösung auch für künftige Anforderungen erweiterbar sein. Denn neben den heute weit verbreiteten Archivierungssystemen wie SharePoint oder FileSystem sollte das E-Mail-Management zukünftig auch Public- sowie Private-Cloud-Umgebungen unterstützen.“

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