Tipps für gelungene adhoc-Präsentationen

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Den richtigen Zeitpunkt für die Initiative finden

Platzen Sie nicht sofort mit Ihren Ideen heraus. Wenn Sie im Meeting sind, agieren Sie auf zwei Ebenen: der inhaltlichen und der strukturellen. Übernehmen Sie auf der Ebene der Struktur die Initiative, machen Sie Vorschläge zur Tagesordnung, zur Organisation, stellen Sie Fragen, hören Sie zu, ergänzen Sie die Vorschläge der anderen. Erstens gewinnen Sie die Sympathie der Menschen, denn Menschen, die gut zuhören können, werden nachweislich als sympathischer wahrgenommen. Zweitens erhalten Sie wichtige Informationen über die Werte, Entscheidungskriterien und Bedürfnisse der Entscheider. Und drittens übernehmen Sie Initiative und Verantwortung und zeigen Führungsstärke, ohne die Beziehungsebene zu belasten. Inhaltlich steigen Sie eher spät in die Diskussion ein und verschießen so Ihr argumentatives Pulver nicht zur früh. Nur so können Sie in Ruhe Informationen sammeln, Bündnisse schließen, Widersacher ins Boot holen. Verknüpfen Sie Ihre Ideen mit den Ideen, die bis jetzt im Raum stehen. Schaffen Sie den Balanceakt aus Teamorientierung und klarer Kennzeichnung des eigenen Beitrags. Holen Sie so auch Menschen mit unterschiedlicher Meinung ins Boot, denn um erfolgreich zu argumentieren, dürfen Sie keine Mauern zwischen sich und den anderen errichten. Überzeugen heißt: Menschen mitnehmen, Gegenmeinungen integrieren! „Argumentieren hart in der Sache, weich in der Form“ - diesen charmanten Rat gab die Rhetorik schon in der Antike den Rednern auf den Weg.

Richtige Reihenfolge der Argumente festlegen

Platzieren Sie dann Ihr Statement überzeugend und wirkungsvoll. Die folgenden Methoden unterstützen Sie dabei, Ihre Gedanken zu sortieren, strategisch anzuordnen und prägnant zu formulieren. Erstens: Ihr Statement sollte nicht mehr als drei Botschaften enthalten, mehr kann sich unser Gehirn nicht merken. Zweitens: Ihr Statement beginnt mit einem einleitenden Satz, der Ihren Beitrag ankündigt oder an die Beiträge Ihrer Vorredner anknüpft. Und drittens endet Ihr Beitrag mit einer geschlossenen Frage, auf die Ihre Zuhörer im besten Fall mit „Ja“ antworten können.

„Wenn ich die Diskussion bisher richtig verstanden habe, sind wir alle unzufrieden mit der jetzigen Praxis, mehrere sehr interessante Vorschläge sind gemacht worden (Einstieg/Brücke). Wir haben also mit der bisherigen Vorgehensweise nur 40 Prozent der Kunden gewinnen können, 60 Prozent hat der Wettbewerber gewonnen. Wir wollen eine Trefferquote von 80 Prozent, um unsere Ziele zu erreichen. Damit wir eine verlässliche Ausgangsposition bekommen, haben ich eine Mitbewerberanalyse machen lassen. Wir könnten es wie Unternehmen x, y, z machen und unsere Akquise-Praxis optimieren, zum Beispiel indem wir den Kunden zu uns ins Headquater einladen (Argumentation). Was meinen Sie, können wir von diesen Erfahrungen profitieren (Ziel als geschlossene Frage)?“

Erstens ist der Beitrag nun überzeugend strukturiert und richtig dosiert. Er folgt zweitens einer inneren Logik: Es gibt einen von allen nicht tragbaren „höllischen“ Ist-Zustand, wir alle wollen einen „himmlischen“ Soll-Zustand, und ich habe die Lösung, wie wir am sichersten dahin kommen. Und drittens holt der Beitrag alle anderen Teilnehmer ab, durch die verbindende Einleitung und den in höflicher Frageform gestellten Zielsatz.

Die Botschaft gut verpacken

Fast jeder von uns präsentiert adhoc nur die Themen, für die er Experte ist. Somit befindet sich auf unserer Festplatte viel Material hierzu. Auch wenn wenig Zeit ist: Drucken Sie das eine Chart aus, das besonders wichtig ist, und nehmen Sie es mit. Ein Bild sagt oft mehr als 1.000 Worte. Unterstützen Sie damit Ihre zentrale Aussage. Wenn Sie kein Chart ausdrucken können, dann stehen Sie auf und visualisieren Sie Ihre Gedanken live am Flipchart oder Whiteboard. Nehmen Sie etwas mit, was Ihre Gedanken „materialisiert“ - ein Thesenpaper, dass Sie zum Schluss verteilen, eine Mappe mit Ihren Projekten, die Sie Ihrem Chef in die Hand drücken. Wer schreibt, der bleibt. Das gilt auch in der heutigen virtuellen Zeit.

Im oberen Beispiel wäre ein Ablaufdiagramm zur Stationenpräsentation sinnvoll oder eine modular aufgebaute Skizze am Flipchart. Sie stehen auf (!) und schrieben: Erste Station: Entwicklungsabteilung. Dann erzählen Sie mit Blickkontakt und lebendiger Gestik, welches Ziel, welche Wirkung, welche Highlights diese Station im Überzeugungsprozess des Kunden hat. Kurze Pause. Dann schreiben Sie daneben: „2. Station: Modellbau“ usw. Das bleibt in Erinnerung, das unterscheidet Sie von anderen, das überzeugt.

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