Urlaubszeit

Urlaubsvertretung kostet Mitarbeiter täglich eine Stunde extra

| Redakteur: Melanie Krauß

(Bild: gemeinfrei (Pixabay, Free-Photos) / CC0)

Während der Urlaubszeit müssen Mitarbeiter mit einem erhöhten Zeitaufkommen für die Vertretung ihrer Kollegen rechnen. Bis zu zwei zusätzliche Stunden täglich werden in jedem vierten deutschen Unternehmen für Vertretungen investiert.

Urlaubszeit bedeutet Reisezeit. Doch was für den einen Entspannung ist, kann für den anderen mehr Stress bedeuten. Wie eine aktuelle Studie der OTRS Group zeigt, muss mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter (51 %) mehrmals im Monat die Arbeit für einen Mitarbeiter mit erledigen, der wegen Urlaub oder Krankheit nicht arbeitet. Fast ein Viertel (23 %) gibt sogar an, einen ausfallenden Mitarbeiter jede Woche vertreten zu müssen. In Brasilien sagen über 34 %, jede Woche für einen Kollegen einspringen zu müssen, während es in Deutschland 21 % und in den USA nur 14 % sind.

Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht für 37 % der Befragten darin, an die nötigen Hintergrundinformationen zu kommen. Danach folgt das Verstehen des Aufgabenstatus (34 %) und das Wissen darüber, wen man kontaktieren muss, um die Aufgabe fertig zu stellen (25 %). Auch hier bestehen wieder Länderunterschiede: Mehr als die Hälfte der deutschen Befragten sieht die größte Schwierigkeit darin, an notwendige Hintergrundinformationen zu kommen, wenn der Kollege nicht da ist. In den USA und Brasilien dagegen sieht es die Mehrheit problematischer, den Aufgabenstatus zu verstehen (36 und 42 %).

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Auch das zusätzliche Zeitaufkommen für die Vertretung ist nicht unerheblich: 38 % benötigen bei der Urlaubsvertretung täglich mindestens eine zusätzliche Stunde, 11 % sogar über zwei Stunden. 27 % geben an, täglich ein bis zwei Stunden extra zu brauchen, wenn der Kollege nicht da ist. In Brasilien sind es sogar 31 %, die wegen eines Vertretungsjobs täglich ein bis zwei Stunden länger bleiben müssen (in Deutschland und USA nur jeweils 25 %).

„Wie die Studie zeigt, ist das zusätzliche Zeitaufkommen eines Mitarbeiters hoch, wenn er einen Kollegen vertreten muss“, sagt André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS Group. „Jetzt in der Urlaubszeit kommt das verstärkt vor, deshalb sollten sich Unternehmen gezielt darauf vorbereiten.“ Mindermann empfiehlt dafür Ticketssysteme, bei denen alle Informationen und Kommunikationsabläufe hinterlegt sind. Damit entfalle eine aufwändige Urlaubsübergabe und Unternehmen blieben auch während der Urlaubszeit effizient.

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