Einkaufsmanagement Beliebte Verkäufertricks für Einkäufer entlarvt

Top-Verkäufer haben viele Tricks und Kniffe parat, um mit Unternehmen ins Geschäft zu kommen und hohe Preise zu erzielen. Damit dies nicht auf Kosten des Beschaffers geschieht, sollte man die wichtigsten Techniken kennen.

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Trick Nr. 1 ist der Angriff über die Flanke. Lieferanten versuchen häufig, die Mitarbeiter im Einkauf zu umgehen und stellen direkt Kontakt zu den internen Bedarfsträgern her. Dies geschieht insbesondere dann, wenn der Einkäufer sich nicht ausreichend offen für die (neuen) Produkte und Dienstleistungen eines Lieferanten zeigt, er vom Lieferanten als Barriere („gatekeeper“) für eine direkte Kommunikation mit den internen Bedarfsträgern angesehen wird und wenn er nicht aktiv mit seinen internen Kunden spricht. Einkäufer können sich dagegen wehren, indem sie das Gespräch mit ihren internen Kunden suchen und sich über deren aktuellen und künftigen Bedarf auf dem Laufenden halten – zum Beispiel in monatlichen Meetings. Außerdem sollten Einkäufer offen mit (bestehenden) Lieferanten über deren Produkt- und Dienstleistungsangebot und dessen (mögliche) Relevanz für das eigene Unternehmen sprechen.

Bei einer Ausschreibung ist die Versuchung für Lieferanten besonders groß, „über die Flanke anzugreifen“, um einen Keil zwischen Einkauf und Bedarfsträger zu treiben. In dieser Situation ist es besonders wichtig, dass die während einer Ausschreibung häufig eingesetzten cross-funktionalen Teams aus Einkauf und Bedarfsträgern nach außen mit einer Stimme sprechen. Lassen Sie sich nicht auseinander dividieren. Informieren Sie zudem das Top-Management regelmäßig über den Verlauf der Ausschreibung – denn oft hebeln Top-Verkäufer cross-funktionale Teams durch exzellente Kontakte zur Geschäftsführung aus.

Den Lieferanten keine Spielräume für eigene Interpretationen lassen

Trick Nr. 2 ist die Nebelgranate. Häufig erweist sich gerade das als brisant beziehungsweise als Kostentreiber, was nicht Bestandteil eines Lieferantenangebots ist. Akzeptieren Sie kein Angebot, das Phrasen enthält wie „zu verhandeln“, „wird nachgereicht“ oder „auf Anfrage erhältlich“. Verlangen Sie vom Lieferanten ein vollständiges Angebot; und weigert er sich, wird er vom weiteren Vergabeprozess ausgeschlossen. Besonders frustrierend ist es, erst während einer Vertragsverhandlung festzustellen, dass das auf den ersten Blick interessante Angebot eines Lieferanten gar nicht alle Kosten oder gewünschten Leistungselemente umfasst und dass der Lieferant versucht, höhere Preise durch die Hintertür durchzusetzen. Schieben Sie dieser Taktik von Anfang an einen Riegel vor, indem Sie bereits im Ausschreibungstext sämtliche Preis-/Kostenkomponenten transparent untergliedern, um „Interpretationsspielräume“ auf Lieferantenseite zu verhindern.

Ein fundamentales Prinzip des „strategic sourcing“ ist es, die Gesamtkosten (TCO = total cost of ownership) und nicht nur Einzelkosten zu betrachten. Zusätzlich helfen Klauseln im Ausschreibungstext wie etwa: „Der Anbieter versichert, dass das vorliegende Angebot alle relevanten Preis-informationen enthält“. Treffen Sie grundsätzlich keine Lieferantenauswahlentscheidung, bevor Sie nicht alle relevanten Kosten erfasst und verstanden haben.

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