Projektmanagement Mit 6 Grundsteinen zum Projekterfolg

Viele Projekte nehmen nicht den (vom Auftraggeber) gewünschten Verlauf, weil die Projektbeteiligten zu Beginn nicht sauber klären: Was ist der konkrete Auftrag? Und: Welche Ziele sollen (nicht) erreicht werden? Mit 6 Grundsteinen zur Ziel- und Auftragsklärung führen Sie Ihr Projekt zum Erfolg.

Montagmorgen, irgendwo in Deutschland. Herr Meier, Projektleiter in der Produktentwicklung eines Maschinenbauunternehmens, und Herr Huber, Geschäftsführer des Unternehmens, begegnen sich im Foyer. Geschäftsführer Huber sagt zu Herrn Meier: „Gut, dass ich Sie treffe. Am Wochenende hatte ich eine Idee für ein neues Produkt. Ich weiß noch nicht genau was und wie, aber wir müssen da was machen. Damit kommen wir ganz groß raus. Nicht nur national, auch international wird das der Renner.... Seien Sie bitte so gut und übernehmen Sie das Thema.“ Danach verschwindet Geschäftsführer Huber in seinem Büro.

Und Herr Meier? Pflichtbewusst engagiert er sich gleich nach dem Gespräch für ein gut qualifiziertes Projektteam (bestehend aus einem Vertriebler, Einkäufer, Qualitätsmanager, Controller, Entwicklungsingenieur und Konstrukteur) und nach einigem Hin und Her bekommt er es auch bewilligt. Schließlich kam der Arbeitsauftrag ja von ganz oben.

Projekt-Kick-Off: Dem Elan folgt die Lustlosigkeit

Das neu formierte Team startet seine Arbeit lehrbuchmäßig mit einem Projekt-Kick-Off, in dem es erste grobe Meilensteine der Produktentwicklung diskutiert. Danach beginnt das Team das Thema zu bearbeiten. Gemeinsam versuchen die Beteiligten umzusetzen, was Herr Meier in dem kurzen Gespräch mit dem Geschäftsführer im Foyer verstand. So richtig begriffen, was er tun soll, hat er zwar nicht. Dasselbe gilt für seine Teamkollegen. Aber schließlich kam der Arbeitsauftrag von der Geschäftsführung. Also hat er oberste Priorität. Und dumme Frage stellt man in solchen Situationen nicht, und schon gar nicht äußert man Zweifel – zum Beispiel bezüglich der technischen Umsetzbarkeit.

Vier Monate später. Der anfängliche Elan ist mittlerweile einer allgemeinen Lustlosigkeit und tiefen Frustration gewichen. Denn das Projekt schreitet nicht wie erhofft voran. Herr Meier und sein Team sind ratlos. Sie haben das Projekt doch lehrbuchmäßig begonnen mit einem Kick-Off und einer Grobplanung. Und diese verfeinerten und aktualisierten sie stetig. Aber trotzdem erzielen sie nicht die gewünschten Ergebnisse. Zumindest signalisiert dies die Geschäftsleitung Projektleiter Meier immer wieder.

Nebulöse Projektwolke lichten

Solche Prozesse beobachtet man in Unternehmen regelmäßig. Immer wieder werfen in ihnen Auftraggeber irgendwelche Projekte als erste Idee über den Zaun. Und häufig fängt ein noch recht unerfahrener Projektleiter die nebulöse Projektwolke auf und legt, ohne weiter nachzufragen, los. Die Folge: Er wird fortan seines (Projekt-)Lebens nicht mehr froh – unter anderem weil seinem Auftraggeber die präsentierten Lösungsideen oder bereits umgesetzten Lösungen nicht zusagen. „So hatte ich mir das nicht vorgestellt/gedacht …“

Deshalb gilt vor einem offiziellen Projektbeginn und der Übernahme einer Projektleiterfunktion die Maxime: Kein Projektstart ohne ausführliche Ziel- und Auftragsklärung. Denn für ein Schiff, das seinen Zielhafen nicht kennt, weht kein Wind günstig und ist keine Route die richtige. Nachfolgend einige Tipps, wie Sie solche Pannen vermeiden, wenn Ihnen ein Projektauftrag erteilt wird.

1. Bitten Sie Ihren Auftraggeber um ein Auftragsklärungsgespräch.

Nehmen Sie keinen Auftrag zwischen Tür und Angel an. Bestehen Sie auf ein ausführliches persönliches Gespräch mit Ihrem Auftraggeber und nehmen Sie ihn in die Pflicht. Nur so sind Sie in der Lage, seine Beweggründe, Ideen und Vorstellungen zu verstehen.

2. Lassen Sie sich die Hintergründe und Auslöser erläutern.

Im persönlichen Gespräch sollten Sie sich als erstes die Beweggründe und die Ausgangssituation der Idee beziehungsweise des potenziellen Projekts erklären lassen. So verstehen Sie den Kontext, in dem das Projekt durchgeführt wird, besser und bekommen wichtige Informationen zu Rahmenbedingungen und möglichen externen Einflussfaktoren.

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