Digitalisierungsprojekte Mit agilem Vorgehen in die digitale Zukunft

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Ein Digitalisierungsprojekt kann schnell überfordern. Mit einer Methode, die sich aus dem Baukasten des agilen Projektvorgehens bedient, erhalten Investitionen den größtmöglichen Nutzen.

Digitalisierungsprojekte werden zu oft verschoben. Erfolgreich abgeschlossen werden sie selten. So geht es laut einer Studie von Roland Berger 70 Prozent aller kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Die Teams der SQL Projekt AG begleiten seit über 25 Jahren mit der Integrationsplattform Transconnect Kunden aus der Industrie bei der digitalen Transformation und kennen die Gründe: die permanenten operativen Aufgaben und Herausforderungen in der IT-Abteilung, die kaum Raum für Innovationen zulassen, und der auf allen Ebenen drückende Fachkräftemangel. Dazu kommt die Schwierigkeit, einen Geschäftsprozess zu identifizieren, der einen messbaren Nutzen stiftet.

Kein Digitalisierungsprojekt ohne untersetzten Business Case

Die digitale Transformation ist ein langwieriger Prozess, kein Sprint, der mal eben kurz neben den anderen Aufgaben erledigt wird. Deshalb sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nicht ohne einen gut durchdachten und auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmten Nutzen automatisieren. Zuerst sollten daher alle Verantwortlichen im Vorfeld zusammenkommen, um ein konkretes Ziel zu definieren und eine gemeinsame Strategie zu erarbeiten. Dadurch erhalten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer in einer ersten Instanz ein tieferes Verständnis für die Bedeutung der Digitalisierung und des Geschäftsmodells und identifizieren sich stärker mit den erwartbaren Änderungen.

Mit mehr Methodik zum Erfolg – ein Praxisbeispiel

Die Mitarbeitenden auf dem Weg zur Digitalisierung mitzunehmen, ist oft der schwierigste Teil aller Bestrebungen. Ein produzierendes Unternehmen aus Sachsen, das sich auf die Herstellung von Elektronikkomponenten spezialisiert hat, stand genau vor dieser Herausforderung: Der Produktionsverantwortliche hatte schon lange den Wunsch, einige der Geschäftsprozesse in seiner Fabrik zu automatisieren, um die Effizienz und die Qualität der Produkte zu verbessern. Viele der Mitarbeitenden hatten Angst, dass ihre Jobs durch die Automatisierung überflüssig werden könnten. Und auch die Umstellung auf neue Abläufe missfiel ihnen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und einen schnelleren Return on Invest aus den Digitalinvestitionen zu holen, musste der Fertigungsleiter jedoch den Unternehmenserfolg mit dauerhaft hoher Effizienz (OEE) sichern. Erfolgreich umgesetzte digitale Mehrwerte waren der einzige Weg.

Schritt 1: die Positionsbestimmung mit allen Beteiligten und Verantwortlichen

Im ersten Schritt haben wir uns zu einer Positionsbestimmung mit allen Beteiligten und Verantwortlichen in der Fabrik, dem IT-Bereich und den Fachkräften an den Maschinen und Anlagen zusammengesetzt und die Ist-Situation im Unternehmen reflektiert. Der Produktionsleiter stellte seine Vision vor und erklärte, wie die Automatisierung dazu beitragen könnte, die Qualität der Produkte zu verbessern und die Produktion zu beschleunigen. Die Fachkräfte auf dem Shopfloor konnten ihre Fragen stellen, Bedenken äußern und sich in der Ausgestaltung des Wunschzustandes einbringen. Es gab eine lebhafte Diskussion darüber, wie die Automatisierung für alle eine positive Bilanz schaffen kann. Das Meeting gab die gewünschte Klarheit, wo die eigentlichen Potenziale in der Produktionsanlage lagen und mit welchem Geschäftsprozess der Elektronikhersteller starten sollte. Schwächen und Stärken wurden identifiziert (der Energieverbrauch in Lastspitzen war überdurchschnittlich hoch), die Chancen und Risiken des Projekts bewertet und Strategien entwickelt, um mögliche Herausforderungen zu bewältigen. Doch das war nur der Anfang. In den meisten Fällen ist es die steigende Komplexität der bestehenden IT-Landschaft, die jede Digitalisierungsbestrebung unüberschaubar macht. So auch hier beim mittelständischen Produzenten. Dem Team SQL Projekt AG war es wichtig, genaue Herangehensweisen zu definieren, wie die Kontrolle über die Schnittstellenlandschaft bewahrt und aktiv gestaltet wird. Die Expertinnen und Experten definierten daher in einem gemeinsamen Navigationsworkshop eine priorisierte und validierte Roadmap zur Realisierung der Schnittstellen-, Integrations- und Automatisierungsvorhaben.

Mit einer konkreten Roadmap erfolgreich digitale Mehrwerte schaffen

Gemeinsam mit allen für das Projekt wichtigen Stakeholdern nahmen wir uns die Zeit, Ziele, den messbaren Nutzen, die Technologieauswahl, einen Umsetzungsplan und für die Zeit nach der Implementierung einen Überwachungs- und Optimierungsplan zu erstellen. Dieser berücksichtigte auch mögliche Risiken und Maßnahmen und deren Minimierung. Anschließend wurde das Projekt mit einem klar definierten Ziel in kleinere, überschaubare Einheiten aufgeteilt. Statt eines starren, linear geplanten Vorgehens, haben wir mit der agilen Methode viel Flexibilität eingebaut, um auf Änderungen zu reagieren und die einzelnen Meilensteine in kurzen Zeiträumen – in der Regel zwei Wochen – umzusetzen. Dadurch entstanden eine höhere Transparenz und Zusammenarbeit im Team.

Raum für flexible Anpassungen in der Praxis schaffen

Es ist wichtig, dass Entscheider bei der Umsetzung flexibel bleiben und festgelegte Schritte an Veränderungen anpassen. Denn so lassen sich Probleme lösen, die während der digitalen Transformation auftreten können. Schließlich geht das produzierende Gewerbe oft mit vielen Herausforderungen und unvorhersehbaren Ereignissen einher. Eine zu starre Planung könnte dazu führen, dass Verantwortliche an veralteten Annahmen und Entscheidungen festhalten, die nicht mehr sinnvoll sind.

Das Kundenprojekt zeigte den gewünschten Erfolg: Der Elektronikhersteller konnte die Effizienz seiner Produktion um 17 Prozent steigern, das Erreichen des ROI um Faktor zehn beschleunigen und damit einen dauerhaften Unternehmenserfolg auf Basis gesteigerter Profitabilität seiner Geschäftsmodelle sichern.