Fitnesstraining fürs Unternehmen: Wie sich Prozesse effizienter gestalten lassen

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Schlechte Prozesse nicht einfach digitalisieren

Operational Excellence ist keine Frage der Unternehmensgröße – jedes Unternehmen profitiert davon, unabhängig von der Branche. Fakt ist: Operational Excellence ist kein „Nice-to-have“ in guten Zeiten, das Geld kostet, aber nichts bringt, sondern es ist die Grundlage für effizientes Wirtschaften und sichert auf diese Weise die Zukunftsfähigkeit. Die Überschaubarkeit des Unternehmens kann auch ein Vorteil bei der Einführung sein. In kleineren Betrieben lässt sich beispielsweise die komplette Mitarbeiterschaft relativ unkompliziert und auf persönlicher Ebene ansprechen und mit dem Thema vertraut machen. Großunternehmen hingegen benötigen viel mehr unterstützende Hilfsmittel, etwa E-Learning-Angebote, um alle Mitarbeiter zu erreichen.

Durch die Digitalisierung der Arbeitswelt fühlen sich derzeit viele Unternehmen verunsichert. Manche sehen Operational Excellence als Hilfsmittel, um den Sprung ins neue Zeitalter zu bewältigen. Diese Erwartung wird jedoch nicht unbedingt erfüllt. Denn man muss einen Schritt früher ansetzen: Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, und nicht, schlechte Prozesse zu digitalisieren.

Ein Beispiel: Die Digitalisierung von Dokumenten, etwa Personalanforderungen, kann eine Erleichterung sein. Das Dokument muss nicht mehr über viele Schreibtische im Unternehmen wandern und manuell von Abteilungsleiter, Personaler und Controller unterschrieben werden. Wenn jedoch das ursprüngliche Dokument und der dahinter stehende Prozess schlecht gestaltet waren – die abgefragten Informationen redundant, die auszufüllenden Felder unübersichtlich, die Reihenfolge der Einbindung beteiligter Stellen im Unternehmen unlogisch – stellt die Digitalisierung letztlich keine Verbesserung dar.

Nur was sich messen lässt, kann man verbessern

Am Anfang jeder Operational-Excellence-Maßnahme steht die Zieldefinition. Ob eine höhere Produktionsrate, verringerter Ausschuss oder eine beschleunigte Mitarbeiterrekrutierung – jeder betriebliche Prozess kann ins Visier genommen werden. Das gilt sowohl für produzierende als auch für Dienstleistungsunternehmen. Dabei lautet die entscheidende Vorgabe, dass Operational Excellence niemals eine abgehobene Parallelwelt im Unternehmen schaffen darf, sondern stets ganz konkret darauf abzielt, die Effizienz zum Vorteil des Kunden zu steigern.

Erfolgreiche Maßnahmen setzen die konsequente Nutzung der bestehenden Zahlen, Daten und Fakten im Unternehmen voraus. Denn man kann nur verbessern, was man auch messen kann. Und messen kann man fast alles – sei es Durchlaufzeit, Reklamationsquote, Auslastungsgrad oder die Dauer von Entscheidungsprozessen. Wichtig ist, sich auf die jeweils relevanten und zentralen Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) zu beschränken. Sonst besteht die Gefahr, dass das Datensammeln zum Selbstzweck wird und unnötig Ressourcen bindet. Die Datenbasis neu zu strukturieren oder Daten auszusortieren, wenn es der Exzellenz-Maßnahme dient, ist innerhalb des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ausdrücklich erlaubt.

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