Projektmanagement

Mit 5 Tipps verstehen sich IT- und Fachabteilungen besser

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Tipp 3: Für klare Abläufe und Absprachen sorgen

Damit die Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilung gelingt, sind auch klare Prozesse nötig. Das heißt: Es sollte nicht nur geklärt werden, wer wofür zuständig ist. Sondern auch geklärt werden, wie die Aufgaben erledigt werden. Dies ist nötig, weil die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilung – aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktion in der Organisation – oft ein verschiedenes Projektverständnis haben. Doch nicht nur dies. Auch ihr Verständnis darüber, was solche Begriffe wie Planen und Evaluieren, Sich-informieren oder -Feedback geben, bedeuten, divergieren ihre Auffassungen stark. Entsprechend wichtig ist es, sich auf eine gemeinsame Terminologie und über das konkrete Vorgehen zu verständigen. Das gelingt den Beteiligten meist am ehesten, wenn sie sich bei der gemeinsamen Arbeit auf etablierte Vorgehensmodelle stützen. Wichtig sind auch regelmäßige Treffen, bei denen sich die Beteiligten über den Projektstand und -verlauf austauschen.

Tipp 4: IT-Tools für die Projektarbeit nutzen

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung von IT-Tools für die Kommunikation in Projekten. Häufig existieren keine verbindlichen Programme. Die Folge: Jeder Mitarbeiter bastelt sich entweder eine eigene Excel-Lösung zum Planen der Aufgaben oder er nutzt den Outlook-Terminplaner hierfür. Entsprechend schwer und zeitintensiv ist die wechselseitige Koordination und entsprechend groß ist das Konfliktpotential. Um die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern, hat es sich bewährt, ein gemeinsames Laufwerk oder ein Wiki im Intranet des Unternehmens einzurichten, das eine geordnete Projekt-Dokumentation ermöglicht. Auch ein Ticket-System wirkt sich oft positiv auf die Zusammenarbeit aus. Denn mit einem solchen automatisierten Mail-System lassen sich viele Knackpunkte in der Kommunikation beseitigen.

Tipp 5: Die persönliche Kommunikation fördern

Die bisherigen Tipps bezogen sich primär auf die Arbeitsstrukturen sowie -prozesse in Projekten und die genutzten Tools. Dabei gilt: Projekte laufen in der Regel umso reibungsloser, je besser die Projektbeteiligten sich persönlich kennen und verstehen. Deshalb ist es weder rausgeschmissenes Geld, noch verschwendete Zeit, wenn sich zum Beispiel die Beteiligten in einem Projekt regelmäßig zu einem Projektfrühstück treffen. Oder wenn sie gerade in der Startphase von Projekten auch mal Kegeln gehen. Solche eher informellen Treffen ersetzen aber nicht offizielle Meetings oder Teamentwicklungsmaßnahmen, in denen sich die Projektbeteiligten auf Grundregeln der wechselseitigen Kommunikation verständigen. Beherzigen alle Beteiligten solche Grundregeln, dann lassen sich viele Irritationen vermeiden und die Qualität der Zusammenarbeit steigt.

* *Daniel Krones, Berater, Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner

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