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Projektmanagement Mit 5 Tipps verstehen sich IT- und Fachabteilungen besser

| Autor / Redakteur: Daniel Krones* / Sariana Kunze

Bei vielen IT-Projekten werden Ziele nur teilweise erreicht, weil in der Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Fachabteilung Konflikte auftauchen. Zentrale Ursachen hierfür sind eine mangelnde Kommunikation zwischen den Bereichen, ein zu geringes Verständnis für die Arbeitssituation des jeweiligen Partners und unklare Absprachen.

Kein Klischee: IT-Abteilung und Fachabteilung streiten sich bei Projekten regelmäßig.
Kein Klischee: IT-Abteilung und Fachabteilung streiten sich bei Projekten regelmäßig.
(Bild: © Dada Lin/Fotolia.com)

Es ist kein Klischee, dass sich IT-Abteilung und Fachabteilung oft nicht gut verstehen. „Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen in der Software – und das stets sofort.“ Solche Klagen vernimmt man häufig aus IT-Abteilungen von Unternehmen. Und zugleich beschweren sich deren Fachbereiche: „Die ITler haben von unserer Arbeit keine Ahnung. Die verstehen nicht, was wir brauchen.“ Eine Ursache für das oft angespannte Verhältnis sind häufig wechselseitig bestehende Vorurteile. So unterstellt die IT-Abteilung zum Beispiel dem Vertrieb oder der Produktion häufig Planlosigkeit, wenn diese Bereiche Systemanpassungen wünschen. Die Fachabteilungen hingegen unterstellen der IT-Abteilung Inflexibilität, wenn diese auf Wünsche zum Beispiel mit Aussagen reagiert wie: „Das geht technisch nicht.“ Unter solchen Prämissen ist eine effektive Zusammenarbeit nur schwer möglich. Denn niemand arbeitet gern in einer von Misstrauen und wechselseitigen Unterstellungen sowie Vorwürfen geprägten Atmosphäre. Und das schlägt sich sofort in der Qualität der Arbeit nieder. Mit der Folge, dass definierte Ziele nicht erreicht werden können sowie Zeit- und Budgetvorgaben überschritten werden. Entsprechend wichtig ist ein gutes Arbeitsklima zwischen IT- und Fachabteilungen für eine effektive Projektarbeit. Einige Tipps helfen dabei, die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen.

Tipp 1: Feste Ansprechpartner benennen

Häufig entstehen Irritationen in Projekten dadurch, dass die Beteiligten nicht wissen: An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen, Probleme oder Wünsche habe? Deshalb ist es sinnvoll, auf Seiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers jeweils einen festen Ansprechpartner einzurichten, an den sich die Projektbeteiligten mit ihren Anliegen wenden können. Dieser Ansprechpartner muss gewisse Anforderungen erfüllen. Er sollte zum Beispiel die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation in der jeweils anderen Abteilung kennen; außerdem sollte er die Sprache des jeweiligen Bereichs sprechen. Das gilt insbesondere für den Ansprechpartner in der IT-Abteilung, denn er hat eine Dienstleistungsfunktion in der Organisation. Er muss als interner Dienstleister einerseits seinen Kunden das Gefühl „Der versteht mich“ und „Dem kann ich mein Anliegen anvertrauen“ vermitteln können. Andererseits muss er jedoch im Bedarfsfall seinem Gesprächspartner auch nachvollziehbar erläutern können, warum gewisse Wünsche nicht erfüllbar sind.

Tipp 2: Keine wichtigen Infos zwischen Tür und Angel

Wichtige Informationen werden in Unternehmen oft an die Kollegen in den anderen Abteilungen „en passant“ weitergegeben. Oder Mitarbeiter der IT-Abteilung informieren interne Kunden eher beiläufig sowie versteckt in einer langen Mail über Probleme bei der Umsetzung. Die Folge: Die internen Kunden sind völlig überrascht, wenn sie bei einem Meeting beispielsweise erfahren, dass die Zeitpläne nicht eingehalten werden. Für alle bereichsübergreifenden Projekte sollte gelten: Aufträge dürfen nicht zwischen Tür und Angel vergeben und angenommen werden. Dasselbe gilt für Auftragsänderungen. Entsprechendes gilt für Probleme, die das Erreichen der Projektziele gefährden. Auch hier muss insbesondere für die Dienstleister aus dem IT-Bereich die Grundmaxime gelten: Der Informant ist verantwortlich dafür, dass seine Botschaft beim Gegenüber ankommt.

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