Technische Dokumentation leicht gemacht

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Softwarelösungen schaffen Abhilfe

Diese Einschätzung teilen Uraca und Brabender Technologie, die heute auf das GDS-Produkt Docuglobe setzen. Dessen wesentlicher Mehrwert: Das System arbeitet mit wiederverwendbaren Inhalten, sogenannten Informationsmodulen. Ändern sich Teile eines Modulinhalts, weil etwa ein Werkteil, das in mehreren Produkten verbaut wird, weiterentwickelt wurde, werden die Anpassungen in sämtlichen Dokumenten automatisch übernommen – eine Funktion, die den Anwendern erfahrungsgemäß wichtig ist und viel Arbeit spart. „Wir haben es dank der neuen Strukturierung geschafft, bei den heutigen Anleitungen für zwei völlig unterschiedlich aussehende Geräte eine Wiederverwertungsquote von rund 50 % zu erreichen“, erklärt Schell. „Das wäre vorher nicht machbar gewesen.“

Prüfung auf CE-Konformität

Uraca nutzt diese Funktion für ein anderes Szenario: Seit der Einführung des Systems im Jahr 2012 werden die Daten sukzessive in Docuglobe migriert und dabei zugleich einer Prüfung auf CE-Konformität unterzogen – ein Prozess, der nach Einschätzung von Theil noch mehrere Jahre dauern könnte. Zunächst konzentriert man sich deswegen auf bestimmte wiederkehrende Elemente wie EG-Konformitäts- und Einbauerklärungen. Dabei handelte es sich ursprünglich um 150 Dateien in unterschiedlichen Sprachen und für unterschiedliche Produkte. Der Teufel liegt hier im Detail: Die Dokumente umfassen zwar nur zwei Seiten, doch dort sind 20 bis 25 Einzelmodule enthalten, die immer wieder individuell angepasst werden müssen. Teilweise handelt es dich dabei nur um eine Zeile, einen Satz oder eine Nummer, aber der Aufwand dahinter war laut Theil in der Vergangenheit immens: „Gerade bei diesen Konformitätserklärungen, die zweimal im Jahr aktualisiert werden müssen, haben wir sechs bis acht Wochen Zeitersparnis pro Mitarbeiter.“

Vereinfachtes Variablenmanagement

Theil verweist zudem auf das Variablenmanagement in Docuglobe als „sehr hilfreiche“ Funktion: Bei manchen Produkten bzw. den entsprechenden Varianten ändern sich von Zeit zu Zeit die technischen Daten, während die Funktionen unverändert bleiben. Über die entsprechenden Variablen werden diese Daten in den jeweiligen Versionen, auch unabhängig von den Sprachen, in einem einzigen Schritt aktualisiert. Ähnlich kann mit Grafiken verfahren werden. Die einfache Nutzung von Vorlagen, Layout- und Vorschaufunktionen und die Versionierung der Dokumente heben die Experten ebenfalls hervor.

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