Technische Dokumentation Technische Dokumentation leicht gemacht

Ungeliebt, aber unentbehrlich: Technische Dokumentationen von der Betriebsanleitung bis zur Konformitätserklärung. Softwarelösungen steigern die Effizienz.

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Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau bedeutet einen hohen Aufwand. Doch der kann mit passenden Softwarelösungen deutlich verringert werden, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen. Viele Unternehmen setzen trotzdem noch immer auf Textverarbeitungsprogramme wie Word.

„Ganz klar Zeitdruck.“ Peter Schells Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen. Vor rund zehn Jahren stand der Leiter der Dokumentationsabteilung bei der Brabender Technologie GmbH & Co. KG vor der Wahl: „Entweder ich stelle für die Technische Redaktion zwei neue Mitarbeiter ein oder ich finde eine alternative Lösung.“ Seinerzeit erstellte Schell sämtliche Dokumente noch mithilfe von Microsoft Word, ohne den Einsatz von Datenbanken oder anderer Software-Hilfsmittel.

Neue Anforderungen durch Maschinenrichtlinie

Lange Zeit fuhr der Duisburger Hersteller von Maschinen für das Handling von Schüttgütern und Flüssigkeiten mit dieser Lösung bestens. Betriebs- oder Montageanleitungen für unterschiedlichste Produkte von Dosierdifferenzialwaagen bis hin zu Big-Bag-Entleerstationen wurden nur in Deutsch, Englisch und Französisch erstellt. „Das war damals noch leicht handhabbar“, erinnert sich Schell heute. Dies galt auch für die Dokumentation von kompletten Anlagen, die zusammen mit sämtlichen Fremdbeschreibungen durchaus mehrere Ordner umfassen konnten.

Spätestens aber mit der Novellierung der EU-Maschinenrichtlinie (siehe dazu auch www.anwendertreff-maschinensicherheit.de/ der konstruktionspraxis-Akademie) drehte sich der Wind. Nun musste das international tätige Unternehmen mit seinen Dokumentationen alle 24 EU-Sprachen abdecken, heute sind zusätzlich Türkisch und Chinesisch im Programm: „Mit Word allein hätte ich keine Chance gehabt“, hebt Schell die Hände. Aufgrund der Richtlinie verschärften sich seinerzeit die Anforderungen und die Dokumentationen wurden insgesamt größer und umfangreicher. Bei der Brabender Technologie reifte die Erkenntnis, dass neue Wege gegangen werden mussten.

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Tausende Word-Dateien im Einsatz

Das Unternehmen ist bei weitem kein Einzelfall. Bei der Uraca GmbH & Co. KG, einem Hersteller von Hochdruck-Plungerpumpen und -Wasserstrahltechnologie aus dem schwäbischen Bad Urach, verzichtete man ebenfalls lange Zeit auf spezielle Hilfsmittel. Die Abteilung Technische Dokumentation arbeitete im Unternehmensnetzwerk mit großen Verzeichnissystemen. Hier lagerten sämtliche Unterlagen zu den Produkten, den jeweiligen Varianten und den bis zu 18 abgedeckten Sprachen in Dateiordnern, wie sie jeder Windows-Nutzer von der eigenen Festplatte kennt. Hinzu kamen die spezifischen Beschreibungen und Inbetriebnahmen für den Sondermaschinenbau, die durchaus zwei bis drei Aktenordner stark sein können. Die eigentlichen Dokumentationen befanden sich in Tausenden Worddokumenten. „So kommt diese enorme Vielfalt zustande“, sagt Claudiu Theil, Technischer Redakteur bei Uraca. „Es war anspruchsvoll, da den Überblick zu behalten.“ An automatisierte Gesamt-Inhaltsverzeichnisse oder strukturierte Suchfunktionen war nicht zu denken.

Positive Kosten-Nutzen-Relation

Brabender Technologie und Uraca sind bei weitem keine Ausnahmen, denn in der Wirtschaft wird allenfalls sehr zögerlich umgedacht. 2005 nutzten 20 % der Unternehmen laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (Tekom) entsprechende Content-Management-Systeme, um die Technische Redaktion effizienter zu machen. Im vergangenen Jahr waren es immerhin schon 40 %. Weitere zehn % sind dabei, ein entsprechendes System einzuführen oder suchen nach passenden Anbietern.

„Diese Zahlen sind mit Vorsicht zu genießen“, sagt Ulrich Pelster, Geschäftsführer der GDS GmbH, die das Redaktionssystem Docuglobe entwickelt hat. Bei der Erhebung hätten schließlich nur die Tekom-Mitglieder mitgemacht: „Insgesamt verzichten immer noch schätzungsweise 90 % der Unternehmen auf geeignete Softwarelösungen.“ Seine Erklärung: Die Wichtigkeit und der Mehrwert der Technischen Dokumentation werde häufig nicht erkannt und keine Notwendigkeit zu Investitionen gesehen. „Technischen Dokumentation wird häufig als notwendiges Übel betrachtet.“

Dabei können über entsprechende Systeme wesentliche Vereinfachungen im Workflow realisiert, potenzielle Fehlerquellen eliminiert und Kosten gesenkt werden. 50 % der befragten Anwender der Tekom-Studie beurteilten die Kosten-Nutzen-Relation positiv, weitere 16 % gar sehr positiv.

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