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Digitales Dokumentmanagement Warum Dokumente in der Cloud wichtig für automatisierte Prozesse sind

| Autor / Redakteur: Jens Büscher* / Sariana Kunze

Die Produktion der Zukunft umfasst eine breite Palette von digitalen Technologien – sie bilden das Fundament einer Smart Factory. Digitales Dokumentenmanagement (DMS) wird oft ausschließlich als elektronisches Archiv betrachtet. Dabei ist es ein wichtiger Baustein für durchgängige automatisierte Prozesse.

Papierstapel ade: Anbieter von cloudbasiertem Dokumentenmanagement verzeichnen derzeit eine starke Nachfrage.
Papierstapel ade: Anbieter von cloudbasiertem Dokumentenmanagement verzeichnen derzeit eine starke Nachfrage.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Vielseitigkeit kann Fluch und Segen gleichermaßen bedeuten – zumindest bei Dokumenten für die industrielle Fertigung. Sie ist hierbei nicht nur die größte Schwierigkeit, sondern auch die größte Stärke. Ein Dokument kann die Anforderungen und Wünsche eines Kunden zusammenfassen, die Materialzusammensetzung eines Bauteils angeben, Prüfergebnisse bestätigen, das Vorgehen bei der Wartung einer Maschine beschreiben oder zur Zahlung eines bestimmten Betrages auffordern. Tatsächlich laufen an vielen Arbeitsplätzen in Fertigungsunternehmen die unterschiedlichsten Dokumente unsortiert auf – und das auch noch in den verschiedensten Formaten. Dabei gehören Papier, E-Mail, PDF-Datei, Wort-Dokument oder Excel-Tabelle zu den gängisten. Allein das Sichten, Priorisieren und Zuordnen dieser unterschiedlichen Dokumente erfordert einen erheblichen Aufwand. Eine Lösung für diese Problematik stellt ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) dar.

Effizientere Prozesse mittels Dokumentklassifizierung

Ein Beispiel dafür, wie ein DMS Unternehmensprozesse einfacher und effizienter macht, liefert die Dokumentklassifizierung. Dabei analysiert das System die eingehenden Dokumente auf das Vorliegen bestimmter formaler oder inhaltlicher Kriterien, wie etwa Namen von Adressaten, Produktbezeichnungen oder Rechnungsnummern und entscheidet, um welche Art von Dokument es sich handelt und wer es zur Bearbeitung erhält. Als Metadaten – sogenannte Tags – definiert, können Mitarbeiter später gezielt nach diesen Kriterien recherchieren. So finden sie beispielsweise alle Angaben zu Änderungen des Kunden an einem bestimmten Auftrag – unabhängig davon, ob diese als Zeichnungen in unterschiedlichen Bildformaten oder als Text vorliegen. Mit der Vorschau-Funktion eines DMS können Anwender in Frage kommende Dateien direkt in der Trefferliste vergleichen, ohne für unterschiedliche Formate die jeweilige Anwendung zu starten. Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems lässt sich an der automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung illustrieren. Dabei stößt es auf Basis der Inhalte einen vordefinierten Workflow an. Muss eine Rechnung von mehreren Stellen geprüft und freigegeben werden, geschieht das per Mausklick. Danach landet die Rechnung automatisch beim nächsten Verantwortlichen im Postfach. Bis hin zur finalen Buchung. Dabei sind das Dokument und sein aktueller Status für alle Beteiligten jederzeit verfügbar. So vermeiden Fertigungsunternehmen Aufwand, der bei der herkömmlichen papierhaften Rechnungsverarbeitung anfällt, wenn das Dokument von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen werden muss. Zudem können sie durch die raschere Bearbeitung Skonti konsequenter nutzen und ihre Liquidität verbessern. Eine technische Grundlage für eine solche Automatisierung bilden Schnittstellen für den Datenaustausch mit ERP-Anwendungen von Herstellern wie SAP, Sage und anderen.

Machbarkeit von Änderungen automatisch analysieren

Typische Szenarien in vielen Produktionsunternehmen sind Fertigungsvarianten und häufige Auftragsänderungen durch Kunden. Das bedeutet: In Entwicklung, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung, Versand und Buchhaltung muss eine Vielzahl von teilweise sehr ähnlichen Dokumenten verwaltet werden. Dazu gehört das mehrfache Ändern und Verteilen von Stücklisten, Bestandsmeldungen, Zeichnungen, Prüfberichten, Zertifikaten, Änderungsmitteilungen oder Kalkulationen, die zum Teil nur in einzelnen Abteilungen genutzt werden. Andere Dokumente hingegen werden überall benötigt und redundant vorgehalten. Bei papierbasierten Prozessen führt das fast zwangsläufig dazu, dass zu einem Auftrag oder einer Variante in jeder Abteilung ein eigener Bestand von Dokumenten existiert, teilweise auch noch in unterschiedlichen Versionen. Fehler und aufwändige Korrekturen gehören dabei zum Alltag und senken die Produktivität.

Die zentrale Datenhaltung in einem modernen DMS sorgt hierfür Abhilfe. Da jedes Dokument anhand der zugeordneten Metadaten automatisch mit der passenden digitalen Kunden- und Auftragsnummer versehen und zentral abgelegt wird, haben alle Beteiligten Zugriff auf die für sie relevanten Unterlagen. Bei Änderungen sorgt die Versionsverwaltung dafür, dass frühere Versionen erhalten bleiben und jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Ein DMS ermöglicht dem Anwender zusätzlich, die Unterschiede in der Dokumentenvorschau zu betrachten, anstatt das Dokument dafür öffnen zu müssen. Das spart auch Zeit. Außerdem lassen sich Änderungsanzeigen automatisch an die betroffenen Ansprechpartner übermitteln und Machbarkeitsanalysen oder Kosten- und Terminplanungen beauftragen.

In der Logistik beispielsweise können zugelieferte Teile über die digital übermittelten oder eingescannten Lieferdokumente mit der Auftragsnummer verknüpft werden. Das erleichtert die Planung sowohl im Lager als auch in der Produktion. So kann die Produktionssteuerung etwa anhand der vorliegenden Dokumente erkennen, ob der jeweilige Auftrag abgearbeitet werden kann, beziehungsweise welche Voraussetzungen dafür noch fehlen. Ist das Produkt schließlich in der final beauftragten Form versandfertig, gehen die Unterlagen per Klick zur Freigabe an die zuständigen Stellen, werden dort erforderlichenfalls noch angepasst und schließlich gedruckt. So sind kurzfristige Änderungen von Lieferdetails bis zuletzt möglich – ohne das Risiko, dass unterschiedliche Ausdrucke in Umlauf geraten.

Mobil auf DMS in der Cloud zugreifen

Eingesetzt für das zentrale Wissensmanagement profitiert zum Beispiel der Kundenservice eines Unternehmens von digitalem Dokumentenmanagement. Hier müssen die Mitarbeiter schnell eine verbindliche Aussage parat haben, wenn es darum geht, ob ein Produkt lieferbar ist, bis wann welche Änderungen möglich sind und in welchem Status sich ein bestimmter Auftrag befindet. Im Dokumentenmanagementsystem finden die Kundenbetreuer alle gesuchten Angaben mit einem Klick. Das gilt auch für Kundenberater oder Techniker im Außendienst. Sie profitieren von einer cloudbasierten Lösung, die die benötigten Dokumente vor Ort auf einem mobilen Endgerät anzeigt. Umgekehrt können sie auf diesem Weg Reparaturberichte oder Gesprächsnotizen zentral ablegen, die dann automatisch über einen im DMS hinterlegten Workflow an alle jeweils zuständigen Personen übermittelt werden. Wegen der zudem kurzen Bereitstellungszeiten, niedrigen Einstiegskosten und hohen Standards bei Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz verzeichnen Anbieter von cloudbasierten DMS-Lösungen momentan eine steigende Nachfrage.

* Jens Büscher, CEO, Amagno

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