Einkaufsmanagement Wo sind die Einsparungen aus dem Einkauf geblieben?

Am Jahresende stellen sich so manche Vorstände die Frage, welchen Beitrag die Einkaufsabteilungen eigentlich zum Unternehmenserfolg geleistet haben? Das geschieht oft. Denn die Einsparungen sind häufig in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht sichtbar.

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In den meisten Unternehmen gilt: Wer seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg am besten dokumentieren kann, ist beim Top-Management gut angesehen. Deshalb hat zum Beispiel der Vertrieb in fast allen Betrieben ein sehr gutes Standing, weil er seinen Beitrag mit Zahlen, Daten, Fakten belegen kann. Also sollte auch der Einkauf darauf hinarbeiten, dass er seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg in Form von Einsparungen in der Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) möglichst gut dokumentieren kann. Dies setzt ein nachvollziehbares Messen der Einsparungen voraus. Einkäufer, die die erzielten Einsparungen messen und dokumentieren wollen, sollten sechs Schlüsselfragen beantworten. Von diesen Fragen beziehen sich drei auf den strategischen Einkaufsprozess (= materialgruppenunabhängige Fragen) und die restlichen drei müssen in Zusammenhang mit der jeweiligen Materialgruppe beantwortet werden:

Frage 1: Was wird unter Einsparungen verstanden

Grundsätzlich setzt sich der Einkaufserfolg aus der Kostenreduzierung und Kostenvermeidung zusammen. Das Reduzieren von Kosten (= Einsparungen) führt zu einem Senken der Ausgaben gegenüber der Vorperiode. Dieses Senken der Ausgaben ist, sofern es korrekt gemessen wird, sichtbar in der GuV. Ein Vermeiden von Kosten führt zwar auch zu einer Kostenoptimierung. Diese ist aber nicht unmittelbar in der GuV sichtbar. In der Regel wird eine Kostenreduzierung vom Vorstand oder der Geschäftsführung mehr geschätzt als eine Kostenvermeidung. Deshalb gilt es zu klären: Was erwartet die Unternehmensführung?

Frage 2: Wie läuft der Prozess der Einsparungsmessung?

Das Messen des Sparerfolgs sollte während des gesam-ten strategischen Einkaufsprozesses erfolgen. Zu Beginn wird daher in der Bedarfsanalyse der Ausgangswert (= „Baseline“), gegenüber dem die Einsparungen gemessen werden, festgelegt. Zu diesem Zeitpunkt besteht in der Regel nur eine „Vermutung“, dass in einer bestimmten Materialgruppe Einsparungen möglich sind. Diese sind zumeist noch nicht quantifizierbar. Anschließend erfolgt bei der Auswahl der Einkaufsstrategien ein erstes Abschätzen der Einsparpotentiale. In der Lieferantenanalyse und -auswahl werden die vertraglich vereinbarten Einsparungen erstmals berechnet. Diese ergeben sich als Differenz aus den neu verhandelten Preisen und den Baseline-Preisen. Nach dem Abschließen und Implementieren der (neuen) Verträge werden die realisierten Einsparungen kontinuierlich gemessen. Gegebenenfalls werden dann die Budgets um die reduzierten Kosten gekürzt. Entlang des strategischen Einkaufsprozesses können also nach dem Festlegen der Baseline die Einsparungen in fünf „Härtegraden“ verfolgt werden:

• Einsparidee (= 1. Härtegrad)

• Abgeschätzte Einsparungen (= 2. Härtegrad)

• Vertraglich vereinbarte Einsparungen (= 3. Härtegrad)

• Realisierte Einsparungen (= 4. Härtegrad)

• Budgetierte Einsparungen (= 5. Härtegrad)

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